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Comment suivre et relancer nos devis sans acheter un CRM complet ?
Vos devis existent déjà dans la gestion commerciale. Il suffit de les relier à votre messagerie et à une liste de suivi partagée pour savoir où en est chacun. Les relances se préparent seules et le commercial décide de les envoyer.
Par Grégory Casanova Mis à jour le
La situation
Vous dirigez le commerce d'une PME industrielle ou de négoce. Les devis sont faits dans la gestion commerciale. Les relances vivent dans Outlook, dans la tête de chaque commercial. Les cahiers des charges arrivent en pièce jointe, sont transférés deux fois et se perdent. Parfois, le même devis est refait quatre fois parce que personne ne savait qu'un collègue l'avait déjà chiffré.
En réunion du lundi, vous demandez où en est le gros devis de la semaine dernière. Personne ne sait vraiment. Vous avez regardé des CRM, mais il faudrait tout ressaisir et convaincre l'équipe d'ouvrir un outil de plus. Votre gestion commerciale fait très bien les devis. Ce qui manque, c'est la vue d'ensemble et le rappel au bon moment. Regardez ce qui se passe pour un devis important. Le client envoie un cahier des charges par mail à un commercial, qui le transfère au bureau d'études, qui pose des questions en copie à deux autres personnes. Le devis est chiffré dans la gestion commerciale, envoyé en PDF, puis plus rien. Trois semaines plus tard, le client rappelle pour une modification. Un autre commercial, qui ne voit pas l'historique, refait un devis complet. Le premier arrive à expiration sans relance. À la fin du trimestre, vous ne savez pas combien de devis sont encore ouverts, ni combien vous en avez perdu, ni pourquoi. Le travail commercial est fait, mais il n'est pas suivi. Le coût est difficile à voir mais bien réel. Chaque devis refait, c'est du temps de chiffrage perdu au bureau d'études. Chaque relance oubliée, c'est une affaire qui part chez un concurrent plus présent. Et chaque cahier des charges égaré, c'est une question gênante posée au client, qui se demande si vous l'avez vraiment lu. Vos commerciaux ne manquent pas de sérieux. Ils manquent d'une vue partagée qui travaille pour eux.
Ce qu’il faut savoir
Un devis indique notamment sa date, l'identité de l'entreprise et du client, le détail des prestations, le total HT et TTC, sa durée de validité et son caractère gratuit ou payant.
DGCCRF, economie.gouv.fr, 2026
Les livres comptables et les pièces justificatives (bons de commande, factures clients et fournisseurs) se conservent dix ans à compter de la clôture de l'exercice.
economie.gouv.fr, 2026
Depuis le 1er septembre 2026, toutes les entreprises doivent être en mesure de recevoir des factures électroniques, par l'intermédiaire d'une plateforme agréée.
economie.gouv.fr, 2026
Comment faire, étape par étape
Garder un seul lieu de création
Tous les devis se créent dans la gestion commerciale, avec un numéro unique. C'est la condition pour arrêter les doublons.
Définir quelques statuts
Envoyé, relancé, en négociation, gagné, perdu. Cinq statuts suffisent, à condition que tout le monde les utilise.
Fixer une règle de relance
Par exemple une première relance quelques jours après l'envoi, puis une deuxième avant la fin de validité du devis. Écrivez la règle.
Rattacher les pièces au devis
Cahier des charges, plans, échanges : tout ce qui concerne un devis doit être retrouvable depuis son numéro.
Suivre chaque semaine
Une liste des devis ouverts, triée par montant et par date, sert de base à la réunion commerciale.
Relier devis et commande
Quand un devis est accepté, transformez-le en commande à partir du même numéro. Vous gardez le lien entre ce qui a été promis et ce qui est livré, puis facturé.
Analyser les devis perdus
Notez la raison de la perte. Au bout de quelques mois, vous savez où vous perdez et pourquoi. Partagez cette analyse avec l'équipe chaque trimestre. Elle aide à revoir les prix, les délais annoncés ou la façon de présenter l'offre.
Ce que fait iakkaa
iakkaa relie votre gestion commerciale et votre messagerie avec ses connecteurs : Sage 100, EBP Gestion commerciale, Divalto, Microsoft 365 ou Google Workspace. Chaque devis créé apparaît dans une liste de suivi partagée, avec son statut, son montant et sa date de validité. Les pièces reçues par mail sont rattachées au bon devis. Une automatisation détecte un devis en double avant qu'il soit refait. Le déploiement part de vos habitudes. On reprend les devis ouverts de la gestion commerciale pour constituer la première liste de suivi, puis on fixe avec vous les statuts et la règle de relance. Les mails entrants qui citent un numéro de devis ou un client connu sont rattachés automatiquement, ce qui met fin aux pièces jointes perdues. Chaque commercial reçoit le matin sa liste du jour : devis à relancer, devis bientôt expirés, devis en attente d'une réponse interne. Le directeur commercial voit la même liste pour toute l'équipe, avec les montants en jeu. Les devis perdus sont classés par motif, ce qui alimente la réflexion sur les prix et l'offre sans demander de saisie supplémentaire. Au quotidien, la différence se sent vite. La réunion commerciale du lundi part de la liste à jour au lieu d'un tour de table. Un commercial absent n'interrompt plus le suivi de ses affaires, puisque ses devis et leurs pièces sont visibles par l'équipe. Le bureau d'études sait ce qui a déjà été chiffré avant de commencer. Et vous disposez enfin d'une lecture fiable de votre activité commerciale : montants en cours, délais de réponse, motifs de perte. Le tout sans demander aux commerciaux une saisie de plus que ce qu'ils font déjà.
L'agent iakkaa prépare les relances du jour, avec un brouillon de mail pour chaque devis arrivé à échéance. Le commercial relit, ajuste et envoie. Quand un devis est signé, il se transforme en commande dans la gestion commerciale. Si vous utilisez déjà HubSpot ou Pipedrive, ils peuvent être reliés de la même façon. Ce qui reste à la main, c'est l'échange avec le client et la négociation.
Questions fréquentes
Pourquoi ne pas simplement acheter un CRM ?
Vous pouvez, et iakkaa le reliera. Mais si votre besoin est de suivre et relancer les devis, la gestion commerciale et la messagerie contiennent déjà tout. Les relier évite une ressaisie et un outil de plus.
Les relances partent-elles automatiquement ?
Non. L'agent iakkaa prépare les brouillons, le commercial les envoie. Vous gardez le ton et le moment, ce qui compte avec un client.
Comment éviter de refaire un devis déjà chiffré ?
Une automatisation compare le client et les articles avec les devis ouverts. Si un devis proche existe, le commercial est prévenu avant de recommencer.
Mes commerciaux sont sur le terrain, ils verront le suivi ?
La liste de suivi s'ouvre depuis un téléphone. Ils voient leurs devis, leurs relances du jour et peuvent changer un statut en un geste.
Combien de temps pour mettre cela en place ?
Le branchement sur la gestion commerciale et la messagerie est rapide. Le plus long est de vous mettre d'accord sur les statuts et la règle de relance.
Peut-on suivre les devis de plusieurs sociétés ou agences ?
Oui. Chaque devis garde sa société ou son agence d'origine, et la liste de suivi se filtre selon ce critère. Le directeur commercial voit l'ensemble, chaque équipe voit ce qui la concerne.
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Grégory CasanovaCofondateur
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