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Facture électronique : comment préparer vos logiciels sans tout changer ?
Depuis le 1er septembre 2026, vous devez pouvoir recevoir vos factures fournisseurs au format électronique par une plateforme agréée. Vous émettrez à votre tour en septembre 2027 si vous êtes une PME. Le vrai travail consiste à relier cette plateforme à votre gestion et à votre comptabilité, pour que les factures arrivent au bon endroit sans être ressaisies.
Par Mehdi Berkouk Mis à jour le
La situation
Le responsable administratif est souvent seul avec une comptable. Ses débuts de mois partent dans les rapprochements, les relances et la ressaisie. La réforme arrive par-dessus. Il a choisi une plateforme agréée, ou son expert-comptable lui en a proposé une. Les factures fournisseurs y tombent. Et ensuite ? Il les télécharge, les ouvre une par une, les retape dans Sage ou dans Pennylane. Le format a changé, le geste est resté le même.
La question qu'il pose est très concrète : on reçoit maintenant les factures électroniques, comment les faire arriver directement dans notre logiciel sans les ressaisir ? Derrière, il y en a d'autres. Qui valide une facture d'achat ? Comment la rattacher à la bonne commande ? Que fait-on quand le fournisseur se trompe de SIREN ? Et comment se préparer à émettre en 2027 sans casser la facturation qui fonctionne aujourd'hui ?
Prenons un mardi ordinaire. Quarante factures fournisseurs sont arrivées sur la plateforme agréée depuis la veille. La comptable les ouvre une à une. Celle du transporteur porte un ancien nom de société. Celle du grossiste ne mentionne pas le numéro de commande. Deux factures du même fournisseur ont le même montant, et personne ne sait si c'est un doublon ou deux livraisons. Pendant ce temps, le dirigeant demande où en est la trésorerie, et le commercial veut savoir si un client a enfin payé.
Rien de tout cela ne vient de la réforme. Ce sont les mêmes questions qu'avant, avec un format nouveau. La bonne nouvelle, c'est que la facture électronique arrive avec des données structurées. Fournisseur, montants, TVA, date, références : tout est lisible par une machine. C'est une occasion rare de remettre de l'ordre dans le circuit des achats, sans changer de logiciel.
Ce que montre la vidéo
- Cinq services : pilotage, commerce, métier, RH et finance. Chacun garde ses propres données.
- Vos données sont bloquées : aucun service ne voit ce que savent les autres.
- iakkaa relie les cinq services et partage leurs données.
- Le commerce saisit un nouveau client : iakkaa complète sa fiche auprès de l'Insee et de l'Urssaf.
- Saisie une seule fois, la fiche est complétée, enrichie et présente partout.
- La finance demande au client ses informations de facturation : IBAN, TVA, échéance et mode de règlement sont renseignés puis validés.
- La mise à jour arrive aussitôt dans tous les services.
- iakkaa. Demain, de suite !
Ce qu’il faut savoir
Depuis le 1er septembre 2026, toutes les entreprises assujetties à la TVA doivent pouvoir recevoir des factures électroniques, par l'intermédiaire d'une plateforme agréée.
economie.gouv.fr, 2026
Depuis le 1er septembre 2026, les grandes entreprises et les entreprises de taille intermédiaire doivent émettre leurs factures au format électronique et transmettre leurs données d'e-reporting.
economie.gouv.fr, 2026
Les PME et les micro-entreprises devront émettre leurs factures électroniques à partir du 1er septembre 2027. Le calendrier de l'e-reporting suit le même rythme.
economie.gouv.fr, 2026
L'administration annonce une phase de tolérance sans sanction pour les entreprises qui rencontrent des difficultés de mise en œuvre jusqu'à la fin de l'année 2026.
impots.gouv.fr, guide pratique de la facturation électronique, 2026
Les documents comptables et les pièces justificatives, dont les factures, se conservent dix ans à partir de la clôture de l'exercice (article L. 123-22 du code de commerce).
economie.gouv.fr, 2026
Comment faire, étape par étape
Vérifier votre plateforme agréée
Assurez-vous que l'entreprise est bien inscrite auprès d'une plateforme agréée et que vos adresses de facturation sont à jour dans l'annuaire.
Cartographier le trajet d'une facture
Suivez une facture d'achat de sa réception à son paiement : qui la reçoit, qui la valide, où elle est saisie, où elle est classée.
Fiabiliser vos fiches fournisseurs
SIREN, raison sociale et adresse exactes : c'est la clé qui permet de rattacher automatiquement une facture au bon tiers.
Relier la plateforme à la comptabilité
Les factures reçues doivent arriver dans votre logiciel comptable avec leurs données structurées, sans passer par un PDF à retaper.
Organiser la validation
Définissez qui approuve quoi et à partir de quel montant. Une facture rapprochée d'un bon de commande peut suivre un circuit court.
Préparer l'émission 2027
Testez dès maintenant l'envoi de vos factures clients par la plateforme, sur quelques clients volontaires, avant l'échéance.
Former l'équipe au nouveau circuit
Expliquez à chacun ce qui change pour lui : qui reçoit, qui valide, où retrouver une facture. Une page écrite suffit souvent.
Suivre les rejets et les anomalies
Une facture refusée ou en attente doit apparaître quelque part, avec la personne chargée de la traiter.
Ce que fait iakkaa
La plateforme relie votre plateforme agréée à vos logiciels de gestion et de comptabilité. Les connecteurs Sage 100, Pennylane, Cegid Comptabilité, EBP Comptabilité ou Dynamics 365 Business Central reçoivent chaque facture avec ses données. Le connecteur INSEE Sirene vérifie que le fournisseur existe et que son SIREN correspond à la fiche. Les automatisations rattachent la facture à la commande ou au bon de réception quand ils existent.
L'agent iakkaa prépare la saisie, propose le compte de charge et la TVA à partir de l'historique du fournisseur, et signale ce qui ne colle pas : montant différent de la commande, fournisseur inconnu, doublon probable. Le comptable valide. Les cas atypiques, les litiges et le choix de la plateforme agréée restent des décisions humaines.
Côté émission, la préparation se fait en douceur. Les factures clients continuent de sortir de votre gestion commerciale, Sage 100, EBP Gestion commerciale, Divalto ou Axonaut. La plateforme les transmet à votre plateforme agréée et récupère les statuts en retour : déposée, reçue, refusée, payée. Ces statuts remontent dans la fiche client et, si vous le souhaitez, dans votre CRM. Vous pouvez tester sur quelques clients avant l'échéance de 2027.
Tout est tracé. Chaque facture garde son historique, de la réception à l'écriture comptable, ce qui facilite le travail du cabinet et la conservation des pièces. Vous gardez la main sur le choix de la plateforme agréée et sur le paramétrage comptable. Nous relions, nous ne remplaçons rien.
Questions fréquentes
Suis-je obligé d'émettre des factures électroniques dès 2026 ?
Pas si vous êtes une PME ou une micro-entreprise. L'émission vous concerne au 1er septembre 2027. En revanche, la réception est obligatoire pour tout le monde depuis le 1er septembre 2026.
Ma plateforme agréée remplace-t-elle mon logiciel comptable ?
Non. Elle transmet les factures entre entreprises et vers l'administration. Votre comptabilité reste le lieu où les factures sont enregistrées, payées et contrôlées. Le travail consiste à relier les deux.
Puis-je garder Sage 100 avec la réforme ?
Oui. Sage 100 reste votre outil de gestion et de comptabilité. Il suffit qu'il reçoive les factures de la plateforme agréée sous une forme exploitable, ce qu'un connecteur permet.
Que se passe-t-il si je ne suis pas prêt au 1er septembre ?
L'administration a annoncé une période de tolérance sans sanction jusqu'à la fin de 2026 pour les entreprises en difficulté de mise en œuvre. C'est un délai pour s'organiser, pas une raison d'attendre.
Combien de temps garder les factures électroniques ?
Dix ans à partir de la clôture de l'exercice, comme toutes les pièces comptables. Elles se conservent sous leur forme électronique d'origine.
Les factures papier et PDF vont-elles disparaître tout de suite ?
Pas tout de suite pour l'émission des PME, qui ont jusqu'à septembre 2027. Vous recevrez donc pendant un temps des factures électroniques et d'autres formats. Le circuit doit savoir traiter les deux au même endroit.
Mon expert-comptable doit-il intervenir ?
Il est souvent le mieux placé pour choisir la plateforme agréée avec vous et paramétrer la comptabilité. La liaison entre vos outils facilite son travail : il reçoit des données propres au lieu de pièces à ressaisir.
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Mehdi BerkoukCofondateur
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