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Comment arrêter de saisir les mêmes informations dans plusieurs logiciels ?
Désignez pour chaque information le logiciel qui fait foi, puis faites circuler la donnée vers les autres au lieu de la recopier. Vos logiciels restent en place, ils sont simplement reliés. La personne qui ressaisissait vérifie désormais ce qui arrive.
Par Mehdi Berkouk Mis à jour le
La situation
Elle recopie le même client dans le CRM, dans la gestion commerciale puis dans la comptabilité. Elle reprend les commandes reçues par mail pour les saisir dans l'outil de facturation. Elle cherche les Kbis et les attestations de vigilance des sous-traitants, et elle passe pour celle qui bloque quand un dossier traîne. Le client appelle pour changer son adresse : il faut la corriger à trois endroits, et l'un d'eux est souvent oublié. Une commande arrive par mail, elle est tapée dans la gestion commerciale, puis la facture est reprise dans la comptabilité. Chaque étape est simple. Mises bout à bout, elles prennent des heures chaque semaine. Personne n'a décidé cette organisation. Elle s'est construite logiciel après logiciel, chacun ajouté pour une bonne raison, sans que personne ne pense aux liens entre eux.
Cette situation, on la retrouve dans presque toutes les PME. Chaque logiciel a été bien choisi pour son métier. Ce qui manque, ce sont les ponts entre eux. Chaque ressaisie est une occasion de faute de frappe, un client en double, une facture qui part avec la mauvaise adresse. Et tout le savoir repose sur une seule personne. On finit par accepter cette situation comme normale. Pourtant, chaque ressaisie est une tâche sans valeur qui fatigue les meilleures personnes de l'équipe. Les relier, c'est leur rendre du temps pour le client, le suivi et les sujets qui demandent du jugement.
Ce que montre la vidéo
- Cinq services : pilotage, commerce, métier, RH et finance. Chacun garde ses propres données.
- Vos données sont bloquées : aucun service ne voit ce que savent les autres.
- iakkaa relie les cinq services et partage leurs données.
- Le commerce saisit un nouveau client : iakkaa complète sa fiche auprès de l'Insee et de l'Urssaf.
- Saisie une seule fois, la fiche est complétée, enrichie et présente partout.
- La finance demande au client ses informations de facturation : IBAN, TVA, échéance et mode de règlement sont renseignés puis validés.
- La mise à jour arrive aussitôt dans tous les services.
- iakkaa. Demain, de suite !
Ce qu’il faut savoir
Pour tout contrat d'au moins 5 000 € HT, le donneur d'ordre doit obtenir l'attestation de vigilance de son prestataire à la signature, puis tous les 6 mois jusqu'à la fin du contrat.
Urssaf, 2026
Les livres comptables et les pièces justificatives, factures comprises, se conservent 10 ans à partir de la clôture de l'exercice.
Depuis le 1er septembre 2026, toutes les entreprises assujetties à la TVA établies en France doivent pouvoir recevoir des factures électroniques.
impots.gouv.fr, 2026
Les PME et micro-entreprises doivent émettre leurs factures au format électronique à partir du 1er septembre 2027.
impots.gouv.fr, 2026
L'émission, la transmission et la réception des factures électroniques passent par une plateforme agréée.
impots.gouv.fr, 2026
Comment faire, étape par étape
Dresser la carte des saisies
Pendant une semaine, notez chaque fois qu'une même information est tapée deux fois : où, par qui, à quelle fréquence. Comptez aussi les copier-coller entre fichiers, ils font partie du problème.
Choisir le logiciel qui fait foi
Le client naît dans le CRM ou dans la gestion commerciale, pas dans les deux. Une seule source par information. Écrivez ce choix pour que les nouveaux arrivants le respectent.
Utiliser une clé commune
Le SIREN pour les entreprises, une référence unique pour les articles. Sans clé commune, on crée des doublons. Une clé commune permet aussi de retrouver un client entre deux logiciels en un instant.
Commencer par le flux le plus fréquent
Souvent la fiche client ou la commande. Un flux bien relié rapporte plus que dix flux à moitié faits. Le premier flux sert de modèle pour tous les suivants.
Garder un contrôle visible
Une liste des données transmises et des erreurs à traiter. La personne qui saisissait devient celle qui contrôle. Un contrôle visible rassure les équipes au moment du changement.
Étendre flux par flux
Factures vers la comptabilité, attestations fournisseurs, données publiques des entreprises. Chaque nouveau pont s'appuie sur le précédent. Un flux par mois est un bon rythme pour une PME.
Mesurer le temps rendu
Après quelques semaines, comparez le temps passé sur les tâches reliées avec la situation de départ. Ce temps retrouvé guide le choix du flux suivant. Partagez ce gain avec l'équipe, c'est ce qui donne envie de continuer.
Ce que fait iakkaa
Les connecteurs relient vos logiciels entre eux : HubSpot, Salesforce ou Pipedrive côté commercial, Sage 100, EBP Gestion commerciale ou Divalto côté gestion, Pennylane ou Cegid Comptabilité côté comptabilité, et les tableurs pour ce qui vit dans Excel. Les fiches tiers se complètent depuis INSEE Sirene et l'attestation de vigilance se vérifie via le connecteur URSSAF. Pour les fournisseurs, les connecteurs Infogreffe et BODACC complètent l'information sur la situation de l'entreprise. Les données de chaque flux sont tracées : vous savez d'où vient une information et quand elle a été transmise. Les flux les plus courants, fiche client, commande, facture, existent déjà sous forme de connecteurs prêts. Le travail porte surtout sur vos règles : qui crée, qui modifie, qui valide.
Les automatisations font circuler la donnée dès qu'elle change : un client créé une fois apparaît partout. L'agent iakkaa signale les doublons probables et les pièces fournisseurs bientôt expirées, puis propose l'action. La décision de fusionner deux fiches ou de bloquer un sous-traitant reste à votre équipe. Votre organisation garde ses logiciels et ses habitudes. Ce qui change, c'est que la donnée voyage seule entre eux. La personne qui ressaisissait garde son rôle central, avec un travail de contrôle plus utile.
Questions fréquentes
Faut-il changer de logiciel pour arrêter la double saisie ?
Non. Le plus souvent, vos logiciels font bien leur métier. Il suffit de les relier. Changer d'outil déplace le problème sans le régler.
Combien de temps pour relier deux logiciels ?
Cela dépend des logiciels et du flux. Un connecteur existant se met en place bien plus vite qu'un développement. Le plus long est souvent de se mettre d'accord sur la source de chaque donnée.
Que faire de nos tableaux Excel ?
Les garder s'ils sont utiles. Le connecteur tableurs les relie au reste. Ils sont alimentés automatiquement au lieu d'être remplis à la main.
Peut-on récupérer automatiquement l'attestation de vigilance ?
Oui, sa validité se contrôle via l'Urssaf. Une alerte prévient avant l'échéance des six mois. Votre équipe relance le sous-traitant seulement quand c'est nécessaire.
Par quel flux commencer ?
Celui qui revient le plus souvent et qui fait le plus d'erreurs. Dans beaucoup de PME, c'est la fiche client ou la commande.
Comment remplir une fiche client à partir du SIREN ?
La base Sirene de l'Insee donne la raison sociale, l'adresse et l'activité. Relié à votre logiciel, le SIREN suffit pour créer une fiche complète. Il reste à ajouter les informations commerciales propres à votre relation.
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Mehdi BerkoukCofondateur
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