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Comment préparer les factures directement depuis le terrain ?
Faites remonter ce qui se passe sur le terrain, heures, fournitures et interventions, dans un format numérique relié à votre logiciel de facturation. La préfacture se construit seule à partir de ces données et du client déjà connu. L'assistante vérifie et valide au lieu de reconstruire.
Par Mehdi Berkouk Mis à jour le
La situation
L'assistante ADV fait le lien entre trois ou quatre logiciels et une pile de fiches navettes. Elle crée le même client quatre fois, dans le devis, la planification, la facturation et la comptabilité. En fin de mois, elle reconstruit chaque facture à partir des fiches papier remplies sur le chantier ou chez le client, parfois illisibles. Le technicien remplit sa fiche en fin de journée, parfois de mémoire. La fiche passe par le chef d'équipe, puis arrive au bureau quelques jours plus tard. Entre-temps, une partie des informations s'est perdue. L'assistante passe des heures à déchiffrer, appeler, vérifier. Le savoir de l'assistante est précieux : elle connaît les clients, les exceptions, les tarifs particuliers. Le circuit actuel l'oblige à le dépenser en recopie plutôt qu'en contrôle.
Quand elle est absente, la facturation s'arrête. Les oublis coûtent cher : une intervention non facturée, une fourniture absente, un client qui conteste. Ce n'est pas une question de rigueur. C'est un circuit qui repose sur la recopie. Le délai entre l'intervention et la facture s'allonge, et la trésorerie en souffre. Chaque jour de retard dans l'émission d'une facture repousse d'autant son paiement. Préparer la facture au fil de l'eau est aussi une façon de soigner son encaissement.
Ce qu’il faut savoir
Les PME et micro-entreprises doivent émettre leurs factures au format électronique à partir du 1er septembre 2027.
impots.gouv.fr, 2026
Depuis le 1er septembre 2026, toutes les entreprises assujetties à la TVA établies en France doivent pouvoir recevoir des factures électroniques.
impots.gouv.fr, 2026
Entre professionnels, le délai de paiement est de 30 jours par défaut ; il peut être porté par contrat à 60 jours après la date de facture, ou 45 jours fin de mois.
Toute facture payée en retard par un client professionnel ouvre droit à une indemnité forfaitaire de 40 € pour frais de recouvrement, qui doit figurer sur les factures et les CGV.
Les livres comptables et les pièces justificatives, factures comprises, se conservent 10 ans à partir de la clôture de l'exercice.
Comment faire, étape par étape
Créer le client une seule fois
Choisissez le logiciel où naît la fiche client, idéalement complétée par le SIREN. Les autres outils la reçoivent. Les autres logiciels reçoivent la fiche sans qu'on la retape.
Remplacer la fiche navette par un formulaire
Les mêmes champs que la fiche papier, sur téléphone ou tablette. L'équipe terrain ne change pas sa façon de travailler, seulement le support. Faites tester le formulaire par deux techniciens avant de le généraliser.
Relier les articles et les tarifs
Fournitures et prestations utilisent les références du logiciel de facturation. La préfacture se calcule sans ressaisie. Un article inconnu est signalé au lieu d'être inventé.
Générer la préfacture
À la fin de l'intervention ou à date fixe, la préfacture est prête dans le logiciel de facturation, en brouillon. Un brouillon se corrige facilement avant d'être émis.
Valider avant émission
L'ADV contrôle, corrige si besoin et émet. Le regard humain reste sur chaque facture. Gardez les exceptions clients dans une note visible au moment de la validation.
Préparer le format électronique
Les factures émises passeront par une plateforme agréée. Un circuit numérique de bout en bout facilite cette étape. Demandez à votre éditeur comment il se relie à une plateforme agréée.
Suivre le délai d'émission
Mesurez le temps entre l'intervention et la facture. C'est l'indicateur le plus simple pour voir si le nouveau circuit tient ses promesses. Partagez-le chaque mois avec les équipes terrain.
Ce que fait iakkaa
Les connecteurs relient l'outil terrain, un formulaire ou un tableur, au logiciel de facturation : Sage 100, EBP Gestion commerciale, Sellsy ou Axonaut, puis à la comptabilité, Pennylane ou Cegid Comptabilité. La fiche client se crée une fois et se complète depuis INSEE Sirene. Les fichiers et photos du terrain peuvent être rangés dans Google Workspace ou Dropbox. Le formulaire terrain reprend les champs de vos fiches navettes, avec la liste de vos articles et de vos clients déjà chargée. Le technicien choisit au lieu d'écrire. Les données arrivent le jour même au bureau. Le circuit peut démarrer sur un seul type d'intervention, puis s'étendre. Les équipes voient vite la différence et en redemandent.
Les automatisations construisent la préfacture en brouillon dès que l'intervention est close. L'agent iakkaa signale les interventions sans facture, les fournitures sans tarif et les fiches incomplètes. L'ADV garde la validation de chaque facture et le dialogue avec le client. Vous suivez le délai entre la fin d'une intervention et l'émission de sa facture. Ce chiffre simple montre où le circuit ralentit et sur quoi agir.
Questions fréquentes
Nos équipes terrain ne sont pas à l'aise avec le numérique, est-ce possible ?
Oui, si le formulaire reprend exactement la fiche papier. Peu de champs, de gros boutons, une photo possible. Le changement porte sur le support, pas sur le métier.
Faut-il un nouveau logiciel de facturation ?
Non. La préfacture arrive dans votre logiciel actuel, en brouillon. Il garde son rôle et ses numérotations.
Comment éviter de créer le client quatre fois ?
En désignant un seul point de création et en reliant les autres logiciels. Le SIREN sert de clé commune et évite les doublons.
Que se passe-t-il si une fiche est incomplète ?
Elle est signalée avant la préfacture. L'ADV complète ou interroge le technicien. Rien ne part avec un trou.
La facture électronique change-t-elle la préfacturation ?
Elle l'encourage. Une facture construite à partir de données numériques passe plus facilement par une plateforme agréée.
Peut-on garder le papier pour certains chantiers ?
Oui. Une fiche papier peut être photographiée et rattachée à l'intervention. L'information principale est saisie une fois dans le formulaire, la photo sert de preuve.
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Mehdi BerkoukCofondateur
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